Chcesz zabezpieczyć firmę? Postaw na wydruk podążający i poufny

Alan Pajek/AIP
Piotr Warczak
Wydruk podążający i poufny to system, dzięki któremu możliwe jest monitorowanie przepływu wszystkich drukowanych dokumentów w przedsiębiorstwie. Przechwytuje on zlecenia druku i przechowuje je na specjalnie zabezpieczonym, centralnym serwerze lub na jednym z urządzeń wielofunkcyjnych tak długo, aż osoba zlecająca nie podejdzie do którejś z drukarek, aby je odebrać. System taki łatwo można wdrożyć nawet w małej firmie.

Zabezpieczenie kluczowych informacji jest obecnie priorytetem dla wielu przedsiębiorstw. Zaspokojeniu takich potrzeb służy m.in. system wydruku podążającego i poufnego, który znacznie podnosi bezpieczeństwo wrażliwych danych oraz optymalizuje pracę biura. Dzięki rozwojowi technologii, teraz z jego zalet mogą skorzystać także firmy z sektora MŚP.

Wydruk podążający i poufny to system, dzięki któremu możliwe jest monitorowanie przepływu wszystkich drukowanych dokumentów w przedsiębiorstwie. Przechwytuje on zlecenia druku i przechowuje je na specjalnie zabezpieczonym, centralnym serwerze lub na jednym z urządzeń wielofunkcyjnych tak długo, aż osoba zlecająca nie podejdzie do którejś z drukarek, aby je odebrać.

Następuje proces błyskawicznej weryfikacji (np. poprzez przyłożenie karty), po którym odpowiedni dokument jest drukowany.

Obecnie w formie papierowej tworzone i archiwizowane są najcenniejsze firmowe dane – umowy z kontrahentami, szczegóły zamówień i informacje o firmowych kontach.

Technologia wzmacnia bezpieczeństwo

Wydruk podążający i poufny to technologia pozwalająca zwiększyć bezpieczeństwo obiegu takich dokumentów.
System uwierzytelniania za pomocą kodu PIN bądź karty zbliżeniowej umożliwia przypisanie zlecenia wydruku do pracownika. Dzięki temu firma zyskuje pewność, że nikt niepowołany nie odbierze czyjegoś dokumentu. Ponadto, przedsiębiorstwo ma możliwość wdrożenia indywidualnej polityki zabezpieczania dokumentów np. znakiem wodnym lub sygnaturą, co umożliwi szybką weryfikację: kto, gdzie i kiedy wydrukował dokument.

Ponadto, system zapewniający działanie wydruku poufnego i podążającego służy także do kompleksowego zbierania informacji na temat drukowanych dokumentów. Dzięki niej przedsiębiorca może kontrolować przepływ informacji w firmie, a także sterować zleceniami druku tak, aby użytkownik wykorzystywał drukarki adekwatnie do ich przeznaczenia.

Wdrożenie technologii wydruku podążającego i poufnego w firmie jest inwestycją, która zwraca się w postaci długofalowych korzyści. Możliwość odebrania dokumentu w dowolnym miejscu firmy przyspiesza prace, ponieważ dzięki przekierowaniu do innych urządzeń niweluje konieczność czekania w kolejce na wydruk. Ponadto, wiedza z raportów dotyczących użytkowania drukarek przez poszczególnych pracowników może posłużyć do optymalizacji pracy tych urządzeń.

Technologia ta przynosi więc przedsiębiorcom dwojakie korzyści. Z jednej strony przyspiesza pracę i zwiększa komfort samych pracowników, a z drugiej – pozwala oszczędzić materiały eksploatacyjne (papier, tonery) oraz sam sprzęt.

Zarówno wydruk podążający, jak i poufny są elementami zarządzania polityką druku w firmie. Dzięki specjalnie przygotowanym skryptom możliwe jest automatyczne przekierowanie dużych zleceń do drukarek o najniższym koszcie wydruku strony. Zarządzanie drukiem pozwala także na równomierne rozłożeniem pracy tak, by żadne z urządzeń nie było nadmiernie eksploatowane i nie zużywało się przedwcześnie.

Czytaj też:
Na pewno od nowego roku płaca minimalna wzrośnie. Nawet do 2100 złotych, a minimalna stawka godzinowa?

Producenci drukujących urządzeń wielofunkcyjnych wychodzą również naprzeciw firmom z sektora MŚP, wbudowując rozwiązania wydruku podążającego w sprzęt drukujący. Takie rozwiązanie ma swoje ograniczenia, ale jednocześnie pozwala na zastosowanie tzw. dobrych praktyk, nawet w mikro przedsiębiorstwach. Użytkownicy urządzeń wielofunkcyjnych już od kilku lat mają możliwość wykorzystywać technologie wydruku z chmury lub z urządzenia wielofunkcyjnego.
Jednak teraz rozwiązania te są jeszcze bardziej zaawansowane a tym samym bezpieczne. Użytkownik zyskuje możliwość autoryzacji za pomocą telefonu komórkowego lub karty zbliżeniowej, bez konieczności dokonywania kosztochłonnych inwestycji w rozbudowę środowiska IT w firmie.

Alan Pajek, ekspert Ediko
Ediko to firma specjalizująca się w integracji procesów biznesowych dotyczących zarządzania środowiskiem druku w firmie.

OBEJRZYJ WIDEO:
Na wynajmie mieszkania dalej możesz zarobić

Wideo

Materiał oryginalny: Chcesz zabezpieczyć firmę? Postaw na wydruk podążający i poufny - Strefa Biznesu

Komentarze

Komentowanie artykułów jest możliwe wyłącznie dla zalogowanych Użytkowników. Cenimy wolność słowa i nieskrępowane dyskusje, ale serdecznie prosimy o przestrzeganie kultury osobistej, dobrych obyczajów i reguł prawa. Wszelkie wpisy, które nie są zgodne ze standardami, proszę zgłaszać do moderacji. Zaloguj się lub załóż konto

Nie hejtuj, pisz kulturalne i zgodne z prawem komentarze! Jeśli widzisz niestosowny wpis - kliknij „zgłoś nadużycie”.

Podaj powód zgłoszenia

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3