Firma informatyczna e-MSI odpowiada na problemy Szpitala im. Józefa Strusia

Covid-19 to ogromny problem dla wielu placówek publicznych, których pracownicy nie mają możliwości pracy zdalnej. Jedną z nich są oczywiście szpitale, w których pracownicy są najbardziej narażeni na kontakt z chorymi na Covid-19.

Z punktu widzenia administracyjnego obecna pandemia przysparza wielu problemów szpitalom, które są niewystarczająco zinformatyzowane. Innymi słowy, niewiele szpitali posługuje się systemami, które automatyzują procesy wewnętrzne, np. ​obieg dokumentów​.

W obecnej sytuacji stało się to jednym z największych defektów administracyjnych w publicznych placówkach ochrony zdrowia. Obieg dokumentów we wspomnianych placówkach opiera się na bezpośrednich kontaktach między pracownikami. Systemy IT automatyzujące procesy związane z obiegiem dokumentacji pozwalają na zminimalizowanie takiego kontaktu.

System informatyczny zapobiega obiegowi dokumentów “z rąk do rąk”, a zamiast tego zamyka wszystko w środowisku informatycznym, do którego dostęp ma każdy pracownik z dostępem do komputera, lub urządzenia mobilnego.

Niestety z powodu braku odpowiedniego dofinansowania, w większości szpitali obieg dokumentów musi odbywać się w manualny sposób.

e-MSI postanawia pomóc Szpitalowi im. Józefa Strusia w Poznaniu.

Wielospecjalistyczny Szpital Miejski im. Józefa Strusia w Poznaniu został przekształcony w szpital jednoimienny zakaźny i jest odpowiedzialny za przyjmowanie pacjentów chorych na COVID-19 z terenu całej wielkopolski.

Miesięcznie, do jego biura podawczego, trafia około 5 000 różnego rodzaju pism i dokumentów, które następnie są przekazywane pomiędzy komórkami organizacyjnymi Szpitala. Biorąc pod uwagę fakt, że koronawirus może przetrwać na papierze nawet kilka dni, narażanie pracowników na rozprzestrzenianie się wirusa jest ogromne.

Z racji uwagi na skalę problemu, w tym zagrożenie dla pracowników służby zdrowia, oraz pacjentów, firma ​e-MSI postanowiła pomóc w rozwiązaniu powyższego problemu. Zespół
e-MSI podjął się wdrożenia systemu automatyzującego obieg dokumentów ​JobRouter dla kilku obszarów działalności Szpitala całkowicie bezpłatnie.

Oznacza to, że szpital nie poniósł opłaty ani za licencję systemu, ani za jego wdrożenie, w całości warte ok. 50 000 zł.

Z racji powagi sytuacji, e-MSI również podjęło się tej współpracy w trybie natychmiastowym i zobowiązało się do ukończenia wdrożenia w ciągu 20 dni od podpisania umowy 24 kwietnia.

Wdrożony system umożliwia przetwarzanie zarówno większości elektronicznej dokumentacji, jak i tej przesłanej w formie papierowej. System zautomatyzował również procesy związane z obiegiem dokumentów wewnątrz szpitala oraz pomiędzy komórkami organizacyjnymi szpitala.

W związku z tym zminimalizowane zostanie ryzyko przeniesienia wirusa poprzez kontakt z osobą przekazującą dokument do ręki, lub nawet kontakt z samym papierowym dokumentem dostarczonym z komórek medycznych szpitala.

System objął dwa obszary obiegu dokumentów ​— proces zamówień doraźnych oraz proces korespondencji.

Pierwszy obszar gwarantuje automatyzację procesu zamówień wewnętrznych, wspomagając pracę w jednostkach odpowiedzialnych za zaopatrzenie, oraz w komórkach zamówień publicznych, technicznych i obsługi informatycznej.

Drugi obszar obejmuje automatyzację procesów gwarantujących dostarczenie dokumentów, przychodzących z zewnątrz, do pracowników szpitala odpowiedzialnych za dystrybucję korespondencji.

Celem opisanego wdrożenia jest długotrwały wpływ nie tylko na zwiększone bezpieczeństwo epidemiologiczne pracowników, ale również na usprawnienie sposobu dostarczania dokumentacji na terenie szpitala.

System JobRouter poprawi​ szybkość wymiany informacji w obsługiwanych obszarach. Natomiast brak potrzeby fizycznego kontaktu z odbiorcą dokumentu, ochroni pracowników przed narażeniem na zakażenie wirusem poprzez kontakt z dokumentem w formie papierowej, który jest potencjalnym nosicielem patogenu.