PIT-11 za 2019: Jak prawidłowo przygotować PIT-11 dla pracownika? Zmiany w 2020 roku i nowe druki dla pracodawcy

Deklaracja PIT-11 informuje o tym, jak wysokie były zaliczki na podatek dochodowy, które pracodawca wyliczał i płacił za osoby zatrudnione w jego firmie i uzyskujące w niej dochody. Na co należy zwrócić szczególną uwagę? Na właściwe wypełnienie druku i miejsce, w którym zostanie on złożony. Co zmieni się w procedurze składania deklaracji PIT-11 w roku 2020 roku? Co dzieje w przypadku, gdy pracodawca popełni jakiś błąd w jej przesyłaniu?

PIT-11 za 2019 r. w pigułce:

• PIT-11 do urzędu skarbowego tylko elektronicznie – do 31.01.2019!
• zmiany w PIT-11: ulga dla młodych
• udostępnienie PIT-11 pracownikowi w intranecie – tylko za zgodą pracownika
• czynny żal może uchronić pracodawcę od kary grzywny za przekroczenie terminu

E-podpis potrzebny do PIT-11?

Pracodawcy, podobnie jak w zeszłym roku, mają czas do końca stycznia na dostarczenie PIT-11 za pracowników do urzędu skarbowego wyłącznie w wersji elektronicznej. Dotyczy do wszystkich firm – małych, zatrudniających do pięciu pracowników, jak i korporacji.

– Płatnik będący osobą fizyczną, który wysyła tę informację do urzędu skarbowego, nie musi korzystać z e-podpisu – wystarczającym jest dla niego zestaw danych autoryzujących. Pozostali płatnicy (np. spółka z o.o.) muszą nabyć w tym celu e-podpis – wyjaśnia Artur Kaczmarek, ekspert z firmy e-file, twórcy aplikacji „e-pity Płatnika” do wypełniania deklaracji podatkowych.

W minionym roku, miesiąc przed upływem ostatecznego terminu składania informacji PIT-11, co druga firma nie była gotowa na jej elektroniczne dostarczenie do urzędu skarbowego. Dziś świadomość pracodawców jest o wiele większa, jednak firmy stoją przed nowymi wyzwaniami:

• rozliczenie ulgi dla młodych, która zaczęła obowiązywać od 1 sierpnia 2019 r.
• krótki czas na wypełnienie wszystkich dokumentów – minister finansów udostępnił nowe wzory formularzy PIT w połowie grudnia 2019 r.

Ulga dla młodych – tylko w wersji 25

W PIT-11 znajdują się informacje dotyczące dochodów uzyskanych w minionym roku oraz o zaliczkach na podatek, które pracodawca (płatnik) wpłacił do skarbówki. Każdej osobie fizycznej taka informacja jest potrzebna, by do końca kwietnia br. rozliczyć się z fiskusem. Istotne jest również, by informacje o dochodach zamieścić w najnowszej wersji PIT-11 udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

– Tylko nowa wersja druku PIT-11 (wersja 25 za 2019/2020) dostępna na stronie podatki.gov.pl uwzględnia wprowadzone od 1 sierpnia 2019 roku zwolnienie z PIT dla osób do ukończenia 26 lat. W prawym dolnym rogu każdego formularza można sprawdzić, czy wypełniamy właściwą wersję – tegoroczna aktualizacja ma numer 25. Jeśli pracodawca użyje zeszłorocznego formularza, jego młody pracownik może mieć problem z właściwym rozliczeniem swojego PIT-a – wyjaśnia Artur Kaczmarek.

Gdzie złożyć PIT-11?

Pracodawca ma obowiązek dopilnować, by deklaracja trafiła do:

• urzędu skarbowego właściwego dla pracownika,
• pracownika, który uzyskał dochód na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Informacja PIT-11 powinna zostać przekazana do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania pracownika. Pracodawca ma obowiązek przekazania PIT-11 zarówno do urzędu skarbowego, jak i do pracownika. Podwładnemu można ją przekazać elektronicznie lub wydrukowaną w terminie do 2 marca 2020 roku. To pracodawca, a nie pracownik, decyduje o formie elektronicznej lub papierowej przekazania PIT-11.

Złożenie PIT-11 w niewłaściwym oddziale US

Pracodawca może się pomylić i wysłać deklarację do niewłaściwego oddziału US. Co należy zrobić w takim przypadku? Przede wszystkim należy upewnić się, czy wpisał on w rozliczeniu poprawne dane podatnika dotyczące adresu zamieszkania. Jeżeli tak, urząd skarbowy, do którego trafił druk, sam prześle go do właściwej placówki. Jeżeli jednak okaże się, że na deklaracji widnieją błędne dane, koniecznością będzie złożenie korekty rozliczenia PIT-11. To na pracodawcy ciąży obowiązek skorygowania błędnych zapisów i złożenie pisma, w którym wyjaśni przyczyny złożenia korekty.

Poprawnie wypełnioną deklarację i pismo wyjaśniające należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego i przedłożyć podatnikowi, czyli pracownikowi. Dopiero po złożeniu takich dokumentów niewłaściwy urząd skarbowy będzie mógł przekazać deklarację do oddziału zgodnego z miejscem zamieszkania podatnika.

Jeżeli w trakcie roku podatkowego miejsce zamieszkania pracownika zmieni się i wyjedzie on za granicę, za właściwy uznaje się urząd skarbowy właściwy dla jego ostatniego miejsca zamieszkania.

Jeżeli podatnik nie posiada miejsca zamieszkania na terenie Polski i obejmuje go obowiązek rozliczania się tylko z przychodów, które uzyskał w kraju, składa zeznanie podatkowe w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach opodatkowania zagranicznego.
Osoby, które nie posiadają miejsca zamieszkania na terenie Polski i mają obowiązek rozliczenia podatkowego tylko od przychodów, które uzyskują na terytorium kraju, zeznanie podatkowe składają w oddziale US właściwym w sprawach opodatkowania zagranicznego.

Zobacz też: Mikrorachunek: jak wygenerować, co wpłacamy na mikrorachunek podatkowy 2020, co to jest. Dla emeryta i dla osoby fizycznej: dla kogo?

PIT-11 w intranecie – tylko za zgodą pracownika

Wybierając elektroniczną formę przekazania PIT-a, pracodawca zazwyczaj przesyła dokument na e-mail pracownika. Coraz więcej firm decyduje się udostępniać PIT-11 w intranecie, czyli na służbowych platformach elektronicznych, do których dostęp ma tylko zalogowany pracownik.

– Aktualnie organy urzędów skarbowych stoją na stanowisku, że udostępnianie informacji PIT-11 przez intranet jest dopuszczalne, ale tylko za zgodą pracownika. To dlatego proces ten może wydawać się bardziej skomplikowany i czasochłonny dla pracodawcy – wyjaśnia Artur Kaczmarek.

Czynny żal uchroni firmę od grzywny

Należy pamiętać, że złożenie informacji PIT-11 przez pracodawcę po terminie jest wykroczeniem skarbowym. Grozi za nie grzywna, którą orzeka sąd lub uprawniony urzędnik skarbowy w postępowaniu mandatowym. W przypadku, gdy informacja PIT-11 nie została dostarczona do urzędu skarbowego w wyznaczonym terminie, należy tego dokonać niezwłocznie, a do informacji pracodawca może dołączyć czynny żal. Jednak jest on skuteczny tylko w przypadku, gdy dopełniono czynności będącej czynem karalnym iw chwili złożenia wniosku organ skarbowy nie mógł być świadomy popełnionego czynu. Zaniedbanie należy zatem uzupełnić jak najszybciej.

Zobacz też: Podatek od wynajmu mieszkania: 17.01.2020 r. Jak rozliczyć wynajem „na firmę” lub osobę prywatną