Szybkość elektronicznej informacji i pewność listu poleconego, bez profilowania, spamu i awizo. Przedstawiamy fakty o Q-Doręczeniach

Poczta Polska wprowadziła usługę zaufania, służącą do komunikacji elektronicznej – Q-Doręczenia. To rozszerzenie rozwiązania wcześniej dostępnego, ale dedykowanego kontaktowi z podmiotami publicznymi, funkcjonującego pod nazwą e-Doręczenia. Dzięki Q-Doręczeniom można bezpiecznie i szybko komunikować się pomiędzy osobami fizycznymi czy firmami. To elektroniczna alternatywa dla tradycyjnych, papierowych listów poleconych. Poczta Polska już została wyróżniona za ich wprowadzenie.

Q-Doręczenia zapewniają szybką i bezpieczną wymianę korespondencji i – tak jak w przypadku listu poleconego – uzyskanie dowodów nadania i odbioru. Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) jest nadawany na wniosek przez ministra właściwego ds. informatyzacji, po weryfikacji tożsamości osoby wnioskującej. Dzięki temu mamy pewność, że korespondencja trafi do wskazanego odbiorcy, a także, że została nadana przez zidentyfikowanego nadawcę. Ponadto, dzięki zastosowaniu kwalifikowanego znacznika czasu, mamy również gwarancję, dokładnego czasu wysyłki i odbioru korespondencji.

– Q-Doręczenia to narzędzie, które przenosi nasze usługi do świata cyfrowego, gwarantując odbiorcom szereg korzyści i funkcjonalności. Usługa łączy zalety wiadomości elektronicznej i listu poleconego, nie posiadając przy tym wad typowych dla obu tych form komunikacji: reklamowego profilowania użytkownika, spamu, niepewności dotyczącej nadawcy czy konieczności odbioru awizowanej papierowo przesyłki. Wysłanie wiadomości w ramach Q-Doręczeń trwa chwilę, podobnie jak i uzyskanie wiążącego dowodu, potwierdzającego, że prawidłowo zaadresowana przesyłka elektroniczna dotarła do odbiorcy – mówi Krzysztof Falkowski, prezes Zarządu Poczty Polskiej.

Z elektronicznych doręczeń mogą korzystać osoby, które spełnią dwa warunki. Po pierwsze posiadają unikalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawany decyzją administracyjną przez ministra właściwego ds. informatyzacji, porównywalny do numerów PESEL lub NIP, nadawanych dla konkretnych osób czy firm. Po drugie każdorazowo potwierdzą swoją tożsamość i uwierzytelnią się przy wykorzystaniu środka identyfikacji elektronicznej, np. profilu zaufanego, e-dowodu czy aplikacji mObywatel.

Posiadanie unikalnego adresu i weryfikacja tożsamości środkiem identyfikacji elektronicznej gwarantują, że mamy pewność kto rzeczywiście jest uczestnikiem komunikacji – nadawcą i odbiorcą. Inaczej niż w przypadku zwykłego emaila, nie możemy założyć konta o dowolnej nazwie, podszywając się pod czyjeś personalia. Korzystając z Q-Doręczeń, mamy pewność, że korespondujemy z osobą, z którą rzeczywiście chcemy się skontaktować i korespondencja dotrze do właściwego adresata, a nie w ręce hakerów.

Bezpieczeństwo Q-Doręczeń gwarantuje także ich dostawca. Usługę zaufania mogą świadczyć tylko podmioty wpisane na tzw. listę dostawców usług zaufania, spełniające restrykcyjne normy bezpieczeństwa, dotyczące wymogu zachowania poufności i integralności przesyłanych wiadomości.

Usługa zaufania nie jest oferowana tylko w Polsce. To rozwiązanie dostępne w wielu krajach europejskich. W żadnym z nich nie odnotowano dotychczas wycieku informacji przesyłanych za pośrednictwem doręczeń elektronicznych. W przypadku tradycyjnych maili, ujawnienia treści zawartych w nich informacji zdarzają się niejednokrotnie. Ze względu na swoją popularność, poczta elektroniczna jest jednym z najpopularniejszych celów ataków cyberprzestępców.

- Q-Doręczenia to niemała rewolucja w zakresie komunikacji międzyludzkiej, wymagającej pewności nadania czy odbioru. To rozwiązanie projektowane pod kątem szybkości, bezpieczeństwa i troski o środowisko naturalne. Poczta Polska to marka od wieków kojarząca się z komunikacją. Jako zaufany partner państwa i obywateli, jest naturalnym dostawcą nowych usług w zakresie komunikacji. Przeszła audyt realizowany przez niezależną europejską firmę akredytowaną przy Komisji Europejskiej i została wpisana na europejską listę dostawców usług zaufania, co gwarantuje bezpieczeństwo naszej usługi – mówi Wojciech Krysztofik, wiceprezes zarządu Poczty Polskiej.

W ciągu najbliższych lat wszystkie urzędy i firmy będą wysyłać dokumenty, korzystając z elektronicznych doręczeń. Wynika to ze zmian w obowiązującym prawie. Korzystanie z doręczeń elektronicznych przez osoby prywatne jest dobrowolne, jednak już teraz warto zainteresować się tym wygodnym, szybkim, bezpiecznym i niezawodnym rozwiązaniem, jakim są Q-Doręczenia.

Nad bezpieczeństwem usług IT, oferowanych przez Pocztę Polską, czuwa całodobowo zespół CERT (z ang. Computer Emergency Response Team) Poczta Polska, powołany 6 lutego 2022 i wpisany na globalną listę zespołów cyberbezpieczeństwa, a tym samym przyjęty do międzynarodowej społeczności tego typu zespołów. Pozwala to ograniczyć ryzyko skutecznych ataków i uznać dojrzałość infrastruktury pod względem cyberbezpieczeństwa świadczonych usług, na najwyższym światowym poziomie.

Q-Doręczenia, jako usługa zaufania, objęta jest szczególnym nadzorem i zabezpieczeniami. Zastosowana została tutaj dedykowana infrastruktura, odizolowana od innych usług, zapewniająca elastyczne dopasowanie reguł bezpieczeństwa. Cały proces nadzorują i audytują certyfikowani pracownicy Poczty Polskiej.

Bezpieczeństwo oraz integralność danych zapewniają między innymi zaawansowane znaczniki czasowe z wbudowaną integralnością danych, pozwalające na dokładne, wierne i zgodne z prawdą zapisywanie zdarzeń (np. wysłania, odebrania).

Najwyższe światowe standardy bezpieczeństwa usługi, jak również zachowania jej poufności i integralności, gwarantuje certyfikat EIDAS 0.3 kwalifikowanej usługi zaufania, przyznany dla rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Za wdrożenie Q-Doręczeń Poczta Polska otrzymała wyróżnienie na wydarzeniu branżowym „Giganci Biznesu Polska Press”. Doceniane są na nim m.in. firmy, które przyczyniają się do bezpieczeństwa kraju, a także aktywnie wspierają i rozwijają jej potencjał społeczno-gospodarczy oraz ekonomiczno-biznesowy.

Założenie Adresu Doręczeń Elektronicznych (ADE) możliwe jest po złożeniu wniosku o jego nadanie do ministra właściwego ds. informatyzacji. Można tego dokonać – wygodnie i bez konieczności wychodzenia z domu – poprzez stronę internetową gov.pl. Po utworzeniu ADE, wystarczy aktywować publiczną skrzynkę doręczeń (SD). Po kliknięciu w panel usług dodatkowych, można aktywować Q-Doręczenia. Skrzynka Doręczeń Kwalifikowana (SDK) tworzona jest w czasie rzeczywistym, po akceptacji regulaminu. Od tego momentu można swobodnie korzystać z usługi i komunikować się elektronicznie i bezpiecznie z innymi posiadaczami Adresów Doręczeń Elektronicznych (ADE).

Nadawanie ADE przez Ministra oraz zarządzana przez niego baza adresów elektronicznych (BAE) daje gwarancję, że wiemy dokładnie z kim prowadzimy korespondencję, nie ma możliwości podszycia się pod inną osobę. Każdy użytkownik chcąc skorzystać z usługi musi się uwierzytelnić, tj. zalogować środkiem identyfikacji elektronicznej np. profilem zaufanym.

Stworzenie nowej wiadomości jest bardzo proste. Wystarczy dodać adresata doręczenia elektronicznego, wpisać temat i treść lub dołączyć załącznik (maksymalny rozmiar wiadomości to 10MB) i wysłać. Wiadomość trafia do folderu „wysłane”, gdzie przy wiadomości widoczne są dowody dotyczące danej wysyłki dotyczące m.in. nadania, preawizacji, odebrania. Na Skrzynce Doręczeń Kwalifikowanych (SDK) istnieje możliwość stworzenia własnej książki adresowej z kontaktami, aby ułatwić nadawanie korespondencji.

Jeżeli nadawca nie posiada pisemnej umowy z Pocztą Polską, może przejść do folderu „do opłacenia” i w wygodny sposób opłacić wysyłkę dogodną metodą poprzez bramkę płatności. Jeżeli podmiot prowadzi działalność gospodarczą, może skorzystać z opcji „Podpisz umowę” i przekazać swoje dane kontaktowe w celu zawarcia umowy, a co za tym idzie płacić za nadane przesyłki raz w miesiącu, po otrzymaniu faktury.

Adresat otrzymuje powiadomienie o nowej przesyłce na adres e-mail wskazany do notyfikacji, po uwierzytelnieniu na Skrzynce Doręczeń Kwalifikowanych (SDK), w zakładce powiadomienia w folderze „Odebrane”, czeka wiadomość do akceptacji bądź odrzucenia. W przypadku akceptacji odbioru, pojawia się ona w zakładce przesyłki, gdzie można zapoznać się z korespondencją i dowodami dla tej przesyłki. Wiadomości wraz z dowodami możną pobrać na własny dysk lokalny.