Zasady zarządzania wspólnotą mieszkaniową. Sprawdź koniecznie!

Wraz z prywatyzacją lokali należących do gmin i przedsiębiorstw państwowych oraz powstawaniem przedsiębiorstw deweloperskich wzrastała liczba budynków należących do wielu właścicieli. Określając prawnie jak takimi budynkami zarządzać, wprowadzono pojęcie wspólnoty mieszkaniowej. Powstaje ona, gdy chociaż jeden z lokali mieszkalnych zostanie wyodrębniony i nastąpi przeniesienie jego własności na nabywcę. Mamy wówczas jakby dwie nieruchomości z odrębnymi księgami wieczystymi - lokalową i budynkową.

1.Celem wspólnoty jest przede wszystkim sprawowanie zarządu wspólną nieruchomością. Wspólną, bo właściciele poszczególnych lokali mają udziały we własności całego budynku i terenu, proporcjonalnie do wielkości swego lokalu. Zarząd wspólnoty, powołany przez właścicieli lokali, kieruje bieżącymi jej sprawami, reprezentuje ją na zewnątrz oraz zawiera umowy o administrowanie nieruchomością.

2.Jeżeli decyzja o zarządzaniu nie zostanie podjęta na etapie przejściowym w umowie indywidualnej o ustanowienie odrębnej własności lokalu, to po wyodrębnieniu wszystkich lokali tworzący wspólnotę mogą to uczynić później w formie aktu notarialnego powierzając zarządzanie wspólnotą mieszkaniową osobie fizycznej lub prawnej.

3.Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu: zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości, bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości, właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów Prawa energetycznego oraz bieżące administrowanie nieruchomością i utrzymywanie jej w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem, a także uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.

4.Umowę o zarządzanie - administrowanie najczęściej w imieniu wspólnoty zawiera jej zarząd z zarządcą - administratorem. Umowa powinna być zawarta na piśmie i zawierać m.in. oświadczenie administratora o posiadanym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem.

5.Umowa musi określać obowiązki zarządcy - administratora, do których należą na przykład:

• prowadzenie wykazu lokali i ich właścicieli, przypadających im udziałów i systematyczna ich aktualizacja,
• reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej przed sądami w sprawach związanych z zarządem nieruchomością (np. dochodzenie roszczeń od właścicieli lokali) na podstawie dodatkowego pełnomocnictwa zarządu,
• opracowywanie regulaminów dotyczących bezpieczeństwa, porządku domowego itp.
• kontrola wykonania i rozliczania umów o dostawę energii elektrycznej, wody, odprowadzania ścieków, wywozu śmieci oraz innych umów zawartych przez wspólnotę mieszkaniową,
• negocjowanie i przedkładanie wspólnocie mieszkaniowej ofert firm w zakresie świadczenia różnych usług na rzecz wspólnoty,
• rozliczanie wpłaconych przez właścicieli zaliczek na pokrycie kosztów zarządzania nieruchomością wspólną na koniec roku rozrachunkowego, kosztów dostarczania wody i ciepła do lokali mieszkalnych, kosztów wywozu nieczystości - w sposób i w terminach ustalonych uchwałą właścicieli,
• prowadzenie ewidencji kosztów zarządzania oraz zaliczek uiszczanych na ich pokrycie w sposób określony uchwałą właścicieli lokali,
• sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych i innych sprawozdań wymaganych odrębnymi przepisami,
• sporządzanie projektów rocznych planów gospodarczych oraz informacji o zrealizowaniu rocznego planu, z podziałem kosztów na poszczególnych właścicieli,
• udzielania każdemu właścicielowi lokalu na jego żądanie informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością i rozliczeniach,
• przechowywanie i archiwizowanie dokumentów,
• organizowanie zebrań właścicieli lokali mieszkalnych.

6.Oprócz obowiązków określonych w umowie, administrator powinien dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy, składać właścicielom lokali roczne sprawozdania z działalności i zwoływać zebrania ogółu właścicieli co najmniej raz w roku - nie później niż w pierwszym kwartale. Tematami zebrania powinny być: uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządzania nieruchomością i opłat na pokrycie tych kosztów, ocena pracy zarządzającego, jego sprawozdanie i podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium. O zebraniu administrator musi zawiadomić każdego właściciela lokalu na piśmie, przynajmniej tydzień wcześniej. Jeśli zarządca nie zwoła zebrania w terminie, zebranie roczne może zwołać każdy z właścicieli.