Cała firma w jednym systemie!

Gazeta Lubuska: Panie Jacku w konkursie Nasze Dobre Lubuskie program Quest Manager zdobył III nagrodę w kategorii Innowacyjny Produkt Przemysłowy. Prosimy powiedzieć czytelnikom, jaki mieliście cel tworząc własny program.

Jacek Zborowski: Loguję się do programu i wiem co się dzieje w mojej firmie – to było kluczowe założenie, które wpłynęło na decyzję o stworzeniu programu Quest Manager. Ma on skutecznie wspierać pracę zespołu i menadżerów. Wcześniej korzystaliśmy z kilku narzędzi do zarządzania zleceniami i projektami realizowanymi dla klientów oraz rozliczania się z czasu pracy poświęconego na ich wykonanie. Różne programy powodowały różne problemy, przede wszystkim brak spójności i wiele błędów. Szukaliśmy rozwiązań, testowaliśmy je w naszej firmie i prosiliśmy zespół o opinie. W każdym brakowało funkcji, które oddałyby naszą specyfikę działania. Nie chcieliśmy iść na kompromis w tej kwestii i postanowiliśmy napisać system, który zbierał w całość najlepsze praktyki, nasze doświadczenia i pomysły. Tak powstał Quest Manager.

Gazeta Lubuska: Czy program od razu był finalnym produktem? Czy jednak ewoluował?

Jacek Zborowski: Kolejnym krokiem w rozwoju programu, był moment pokazania go pierwszym klientom. Prezentacje i rozmowy uświadomiły nam, że musimy postawić na komunikację. Dać klientom narzędzie, które usprawni i poprawi komunikację w ich zespołach projektowych, działach firm oraz pomiędzy działami. Przepływ informacji jest niezbędny, aby wiedzieć co się dzieje w poszczególnych projektach. Gdy zespoły lub działy są jak silosy, które przechowują informacje i nie przekazują ich dalej, to tworzą się problemy. Nikt nie chce dowiadywać się o problemie dopiero w momencie, w którym już zaistniał, ale wyłapywać anomalie wcześniej. Dlatego wyposażyliśmy nasz Quest Manager w funkcje wspierające przepływ informacji. Było to świetne wyzwanie, dzięki któremu również dla naszej firmy wypracowaliśmy takie sposoby działania, że jeśli mielibyśmy w ciągu jednego dnia zmienić lokalizację, to nasi klienci nie odczuliby problemów z tym związanych.

Gazeta Lubuska: Ile czasu tworzyliście program Quest Manager i z jakimi wyzwaniami musieliście się zmierzyć?

Jacek Zborowski: Quest tworzyliśmy w trudnym czasie lockdownów. Pracowaliśmy zdalnie. Ten model pracy był nam znany jeszcze przed pandemią. Jednak, aby się do niego przyzwyczaić i zastosować na masową skalę wśród naszych klientów i partnerów biznesowych, to wszyscy potrzebowaliśmy trochę czasu i otwarcia. Wtedy pojawiły się też wyzwania komunikacyjne, z którymi nie mieliśmy do czynienia widując się codziennie w biurze, podczas spotkań z zespołem. Jeśli potrzeba jest matką wynalazków, to potrzeba uporządkowania procesów i komunikacji w naszej firmie przyspieszyła prace nad rozwojem tego systemu. Czas to zasób nieodnawialny. Przegapione okazje nie wracają. Niedopilnowane tematy zniechęcają klientów. Opóźnienia w realizacji zleceń i popełnione błędy, skutkują zmianą dostawcy usług, a przecież rynki, na których działają klienci są bardzo konkurencyjne. Dlatego zmieniliśmy nasze priorytety i postawiliśmy na rozwój systemu Quest Manager. Dzisiaj mamy bardzo dobry program, z którego korzystamy wewnętrznie i intensywnie rozwijamy wspólnie z klientami.

Gazeta Lubuska: Co wyróżnia program z pośród innych tego typu rozwiązań dostępnych na rynku IT?

Jacek Zborowski: Jest wiele takich elementów, które sprawiają, że klient odczuwa różnicę. Przede wszystkim postawiliśmy na integrację i automatyzację. Dzięki temu system Quest Manager można napełnić danymi pochodzącymi np. z systemu ERP klienta: danymi o kontrahentach, osobach kontaktowych, płatnościach, itp. Maksymalnie wykorzystujemy technologię przeciągnij i upuść, żeby użytkownik jak najmniej klikał. Ręczne uzupełnianie danych ograniczyliśmy do niezbędnego minimum. Większość ustawień konfiguracyjnych wykonujemy na etapie krótkiego wdrożenia aplikacji u klienta, żeby użytkownik nie musiał sam „męczyć się” z dostępnymi wariantami ustawień. Pomimo, że program jest coraz bogatszy w różne funkcje, to nadal zachowujemy niesamowitą elastyczność w jego rozbudowie, dzięki temu klienci bardzo szybko mają dostęp do zamówionych rozwiązań dedykowanych.
Wśród wyróżników, które osobiście bardzo lubię w naszej aplikacji jest zastosowanie złotego koloru w widokach okien. Takiego jak w naszym logo. Zazwyczaj w systemach informatycznych dominują kolory niebieskie lub zielone, czasem bywa nawet bardzo kolorowo. Trochę ryzykowaliśmy graficznie wprowadzając złoto, ale dzięki temu praca w programie jest bardzo przyjemna dla oka.
Gdybym miał jednym zdanie podsumować jaki jest Quest, to powiedziałbym, że bogaty funkcjonalnie, ergonomiczny w codziennym użytkowaniu, bezpieczny i w dobrej cenie.

Gazeta Lubuska: Dla kogo przeznaczony jest program Quest Manager?

Jacek Zborowski: Quest Manager to program łatwo skalowalny, dlatego może z niego korzystać zarówno mała, jak i duża firma. Ma dwie wersje funkcjonalne. Jeśli użytkownik chce mieć prosty program do zarządzania zadaniami w firmie, zleceniami od klientów, a nawet projektami, bez żadnych integracji z zewnętrznymi systemami, to takie narzędzie od nas otrzyma. Z kolei, jeśli użytkownik chce mieć program, który ma wspomniane wcześniej funkcje, a ponadto możliwość integracji np. z systemami ERP, czy skrzynkami email oraz pełną automatyzację, to oczywiście tak go wdrożymy. Najważniejsze, żeby Quest Manager dostarczał użytkownikom potrzebnych im informacji, np. o tym jak szybko reagują na zlecenia od klienta, jakie mają opóźnienia w realizacji zadań i projektów i z jakiego powodu, czym zajmują się pracownicy i czy można im zlecić nowe zadania, ile czasu trwały konkretne zadania i projekty, żeby wiedzieć jak je wyceniać i planować w przyszłości, itp.
Quest Manager może użytkownikom towarzyszyć w każdym miejscu, w którym jest internet, ponieważ jest dostępny przez przeglądarkę. Chcemy, żeby użytkownicy mogli zaglądać do programu codziennie tak, jak się sprawdza swój kalendarz. Zadbaliśmy również o jego bezpieczeństwo, bo dla nas ta kwestia jest zawsze na pierwszym miejscu.

https://questmanager.pl/