Nowy obowiązek szansą dla biznesu? Wejdź do KSeF z kwalifikowaną e-pieczęcią i e-podpisem

Świat wokół nas staje się coraz bardziej cyfrowy. Technologia wpływa na naszą pracę, sposób w jaki załatwiamy sprawy prywatne i kwestie urzędowe. Szybko się przyzwyczajamy do nowych rozwiązań, o ile rzeczywiście ułatwiają nam życie. Takie ułatwienia są szczególnie potrzebne polskim przedsiębiorcom, którzy przez zmiany w prawie, z każdym rokiem mają coraz więcej obowiązków. Nowe wymogi wnosi także Krajowy System e-Faktur (KSeF). Korzystanie z platformy na razie jest dobrowolne, ale zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów, od 2024 r. będzie już obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw rozliczających VAT.

Krajowy System e-Faktur to platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, czyli utrzymanych w jednolitym standardzie. System pozwala na przechowywanie tych dokumentów, oznaczanie ich numerem identyfikującym oraz weryfikację zgodności z określonym wzorem. Do uwierzytelnienia w KSeF można skorzystać z kilku metod, m.in. pieczęci elektronicznej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Są to kompleksowe rozwiązania, dzięki którym sprawnie obsłużysz KSeF, ale także zyskasz konkretne przewagi konkurencyjne.

Autoryzacja w KSeF realizowana jest w dwóch etapach. W pierwszym określane są uprawnienia do systemu KSeF dla danego podmiotu oraz wskazywany sposób autoryzacji faktur. Przedsiębiorca może to zrobić, logując się na swoje konto w KSeF przy użyciu kwalifikowanej pieczęci lub za pomocą kwalifikowanego e-podpisu, którym podpisuje deklarację ZAW FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur). Pierwszy sposób jest prostszy, ponieważ od razu po zalogowaniu się do systemu kwalifikowaną pieczęcią, która zawiera NIP, przedsiębiorca może wskazać osoby upoważnione oraz wybrać sposób autoryzacji faktur przesyłanych w ramach KSeF. Korzystając z deklaracji ZAW FA przedsiębiorca wysyła deklarację do urzędu skarbowego i musi poczekać na weryfikację. Drugi etap to autoryzacja faktur. Są na to cztery sposoby: z wykorzystaniem kwalifikowanej pieczęci, kwalifikowanego e-podpisu, Profilu zaufanego lub ciągu znaków alfanumerycznych, generowanego przez system KSeF.

Kiedy warto korzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej?

Czym kwalifikowana pieczęć elektroniczna różni się od e-podpisu? E-pieczęć jest cyfrowym odpowiednikiem klasycznej, firmowej pieczątki. Wydana jest dla instytucji, a nie – jak e-podpis – dla osoby fizycznej. Rozwiązanie to umożliwia pracownikom firmy, organizacji, uczelni lub urzędu elektroniczne ‘stemplowanie’ oficjalną pieczęcią setek dokumentów cyfrowych w krótkim czasie. Pieczęć elektroniczna wykorzystywana przez osobę prawną – firmę lub instytucję – pozwala na jednoznaczną identyfikację podmiotu, zatwierdzającego dany dokument. Można ją zastosować m.in. w korespondencji biznesowej, dokumentacji pracowniczej, podpisywaniu umów, sporządzaniu raportów czy wystawianiu faktur. Kwalifikowana pieczęć potwierdza integralność danych i autentyczność ich pochodzenia, ma wiążące skutki prawne i może być dowodem w postępowaniu sądowym.

Przedsiębiorcy zainteresowani współpracą i korzystaniem z pieczęci elektronicznej i podpisu elektronicznego Szafir otrzymają wsparcie i fachowe doradztwo zapewniane przez pracowników Regionalnych Centrów Sprzedaży KIR, których siedziby mieszczą się w 12 największych miastach w kraju. Eksperci ds. sprzedaży zapewniają także wsparcie techniczne na każdym etapie procesu wdrażania usług.

Digitalizacja zmienia biznes. Na lepsze

E-podpis jest uniwersalnym narzędziem dla biznesu. Pozwala na wygodne i bezpieczne podpisywanie dokumentów w wersji cyfrowej, z mocą prawną równą podpisowi odręcznemu. To rozwiązanie niezbędne w nowocześnie zarządzanej firmie, bo przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy. Na rynku dostępnych jest kilka rodzajów kwalifikowanych podpisów elektronicznych. KIR, który od ponad 20 lat jest certyfikowanym dostawcą usług zaufania, oferuje dwie wersje kwalifikowanych podpisów elektronicznych: Szafir – wariant podstawowy z kartą i czytnikiem oraz mobilny - mSzafir. Decydując się na mSzafir mamy do wyboru dwie opcje: jednorazowy e-podpis przeznaczony do podpisania pojedynczego dokumentu oraz wersję z długim terminem ważności, którym podpiszemy nawet kilka tysięcy dokumentów. Mobilny e-podpis mSzafir sprawdzi się zarówno w urządzeniach z systemami Android, jak i iOS.

Warto wiedzieć, że przy użyciu e-podpisu dokumenty można podpisywać ‘hurtem’ – za pomocą kilku kliknięć. Aplikacja Szafir pozwala podpisać kilkaset lub nawet kilka tysięcy dokumentów jednocześnie. A jeżeli dokumenty są takie same, można ustawiać na nich symbol podpisu w tym samym miejscu. Dzięki temu duże wolumeny dokumentów mogą być podpisywane szybko i wygodnie.

Według badań KIR i ZBP z maja 2023 r. 60 proc. respondentów deklaruje, że chętnie skorzystałoby z podpisu. Jest to aż 3-krotny wzrost zainteresowania tą usługą w ciągu 5 lat. Potencjał e-podpisu dostrzegają także polscy przedsiębiorcy: już 84% właścicieli i menadżerów chętnie wdrożyłoby go w swojej firmie[1].

Podpis elektroniczny sprawdza się w przedsiębiorstwach z każdej branży. Świadczą o tym przykłady z różnych gałęzi gospodarki, w których wprowadzano go do codziennej obsługi procesów biznesowych.

E-podpis to konkretne korzyści w firmie:

• Ograniczenie kosztów – rezygnacja z faktur papierowych, a więc wydatków na papier, drukarki, toner, koperty, przechowywanie i wysyłkę dokumentów – pocztę lub kuriera. Współpracujące z KIR firmy, które wdrożyły e-podpis, odnotowały spadek kosztów obsługi dokumentów nawet o 75%.
• Oszczędność czasu potrzebnego na generowanie, drukowanie, kopiowanie, podpisywanie, wysyłkę faktur i zarządzanie nimi. Z badań KIR wynika, że przedsiębiorcy korzystający z e-podpisu zauważają istotne przyspieszenie i skrócenie przebiegu procesów formalnych.
• Cyfrowy obieg dokumentów - przejście na elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją firmową automatyzuje procesy i ułatwia zarządzanie. Ogranicza liczbę popełnianych błędów, związanych np. ze zgubieniem czy uszkodzeniem dokumentów. Niestety, jak wskazują dane, aż 81% polskich firm nadal przechowuje firmowe dokumenty w segregatorach.
• Autentyczność i integralność. E-podpis gwarantuje, że dokument (np. e-faktura) pochodzi od określonego nadawcy oraz nie został zmieniony po wystawieniu.
• Najwyższy poziom bezpieczeństwa. Podpisywane materiały chronione są przed nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją czy podrobieniem podpisu.
• Pełna zgodność z przepisami. Wykorzystanie e-podpisu reguluje prawo polskie oraz unijne rozporządzanie eIDAS.

[1]Badanie ośrodka Minds & Roses, marzec 2022, N=1000

Dodatkowe informacje na temat oddziałów KIR i punktów odbioru e-podpisu i e-pieczęci znajdziesz na stronie https://www.elektronicznypodpis.pl/kontakt/oddzialy-i-punkty-odbioru/.