W czasie lockdownu okazało się, że w trybie pracy „home office” proces podpisywania dokumentów jest nie tylko wydłużony, lecz w niektórych przypadkach, z uwagi na ograniczony dostęp do wersji papierowych , staje się wręcz niemożliwy. Ograniczenie spotkań twarzą w twarz i zmiany w standardowym obiegu dokumentów przyczyniły się do wzrostu zainteresowania przedsiębiorców kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to rozwiązanie umożliwiające składanie prawnie wiążących podpisów na dokumentach w postaci elektronicznej. Kupując zestaw, składający się z kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, specjalnej karty oraz czytnika kart i aplikacji, można autoryzować elektronicznie dowolne dokumenty.
Korzyści z e-podpisu dla biznesu
Integralność i bezpieczeństwo podpisanego dokumentu. Dokumenty podpisane przy użyciu zestawu do e-podpisu zachowują integralność i autentyczność oraz wiążącą moc prawną, tak samo jak ich papierowe odpowiedniki. Technologia podpisu elektronicznego zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa – nie tylko wskazuje osobę, która złożyła podpis, lecz także zabezpiecza treść przed ewentualnymi zmianami.
Nie tylko bezpieczeństwo, lecz także wygoda. Narzędzie to umożliwia podpisanie praktycznie wszystkich plików – niezależnie czy są w formacie PDF czy DOC – w dowolnym miejscu i czasie. E-podpis można wykorzystać m.in. przy składaniu dokumentów do urzędów, takich jak CEIDG, KRS, urzędów administracji publicznej czy też urzędów patentowych. Można nim ponadto opatrzyć umowy cywilno-prawne (np. umowy zlecenie czy o dzieło), wszelkie kontrakty, oferty handlowe, protokoły, zamówienia czy aneksy.
Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie. Cyfrowe zarządzanie dokumentacją firmy to także oszczędność czasu i pieniędzy. Takie czynności, jak skanowanie, kopiowanie, drukowanie, archiwizacja i wysyłanie umów kurierem odchodzą do lamusa, gdy firma przełączy się na korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dodatkowo w znaczący sposób spada zużycie papieru, co pozytywnie wpływa nie tylko na budżet, lecz także na wizerunek – firma staje się ekologiczna i dba o środowisko.
Rozwiązanie zgodne z prawem w całej Unii Europejskiej. Stosowanie e-podpisu jest zgodne z rozporządzeniem eIDAS, które reguluje zasady działania podpisu elektronicznego i usług zaufania w całej Unii Europejskiej. We wszystkich krajach UE obowiązują te same przepisy. Dzięki temu również międzynarodowe umowy z klientami lub kontrahentami, podpisane e-podpisem, są wiążące.
Jak zacząć korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Przedsiębiorcy, którzy chcą cyfryzować obieg dokumentów w swojej firmie, mogą uzyskać podpisy elektroniczne dla swoich pracowników i klientów za pośrednictwem firm zajmujących się ich wydawaniem. Są to tzw. kwalifikowani dostawcy usług zaufania, a nadzór nad nimi sprawuje minister właściwy do spraw cyfryzacji.
Jednym z czołowych dostawców tej usługi jest KIR, który jako hub technologiczny oferuje innowatorskie usługi i narzędzia dla instytucji finansowych, sektora komercyjnego oraz administracji. Kwalifikowany podpis elektroniczny Szafir oraz jego wersja mobilna – mSzafir, to jedyne tego typu usługi na rynku, oferowane przez instytucję funkcjonującą w ramach sektora bankowego, co jest gwarancją najwyższej jakości i bezpieczeństwa.
Podpis mSzafir wprowadził nową jakość w korzystaniu z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bo dzięki odejściu od konieczności stosowania karty kryptograficznej i czytnika oraz zapewnieniu dostępności z każdego urządzenia, jest usługą w pełni cyfrową i mobilną.
Przy zamawianiu e-podpisu Szafir, który umożliwia podpisywanie dokumentów we wszystkich formatach, określa się rodzaj oraz okres ważności certyfikatu, model czytnika oraz opcję odbioru zamówionego zestawu. Taki zestaw można odebrać w dowolnej placówce KIR, zlokalizowanej w każdym z miast wojewódzkich lub placówce banku
spółdzielczego w całej Polsce. Natomiast wybierając podpis mobilny mSzafir, który pozwala podpisywać pliki w formacie PDF, należy sięgnąć po jeden z dostępnych wariantów – mSzafir w wersji jednorazowej, do podpisania pojedynczego dokumentu, oraz mSzafir z długim terminem ważności, do podpisywania wielu dokumentów. Przed uzyskaniem certyfikatu jednorazowego użytkownik potwierdza swoją tożsamość, korzystając z bankowości elektronicznej – obecnie z PKO Banku Polskiego i Inteligo. Z kolei w wariancie mSzafir z długim terminem ważności, można potwierdzić swoją tożsamość na jeden z trzech sposobów: z wykorzystaniem bankowości elektronicznej, przy użyciu standardowej wersji certyfikatu kwalifikowanego zapisanego na karcie Szafir lub w placówce KIR. Do każdego złożonego podpisu dołączany jest kwalifikowany znacznik czasu, zapewniający podpisanemu dokumentowi długotrwałą wartość dowodową.
Przenoszenie firmowych procesów do sfery cyfrowej jest obecnie niezwykle ważne dla funkcjonowania nie tylko wielu przedsiębiorstw, lecz także całej gospodarki. Oferta e-podpisu Szafir oraz mobilnej wersji mSzafir jest w pełni dostosowana do potrzeb każdej firmy i w optymalny sposób odpowiada na wyzwania z zakresu elektronizacji obiegu dokumentów.
Więcej informacji o podpisie elektronicznym znajdziesz na stronie www lub w lokalnym oddziale KIR:
Poznań
Wierzbięcice 44a
61-568 Poznań
tel.: 22 545 55 55 lub 801 500 207
e-mail: [email protected]
godziny otwarcia: pn - pt 9:00 - 16:00
Dołącz do nas na Facebooku!
Publikujemy najciekawsze artykuły, wydarzenia i konkursy. Jesteśmy tam gdzie nasi czytelnicy!
Dołącz do nas na X!
Codziennie informujemy o ciekawostkach i aktualnych wydarzeniach.
Kontakt z redakcją
Byłeś świadkiem ważnego zdarzenia? Widziałeś coś interesującego? Zrobiłeś ciekawe zdjęcie lub wideo?
